Hacer bien la nómina para evitar sanciones

Las reformas en materia laboral y de seguridad social tienen un fuerte impacto en la cotidianidad de las empresas, en los procesos, el ambiente y la vigilancia que reciben los patrones y un aspecto fundamental de esto, son los cambios que se implementan en la gestión de la nómina y las sanciones que pueden derivar de un error. 

Al respecto, la CEO de Worky, Maya Dadoo, destacó que una auditoría del Seguro Social puede derivar  fácilmente en el bloqueo de cuentas bancarias y además la vigilancia de esta institución se endurece cada vez más cada año. 

“Siempre que hay un gobierno de izquierda en el poder las reformas laborales y las reformas de nómina se hacen pro colaborador, no necesariamente pro patrón y este tema es muy palpable y cuantificable, el año pasado hubieron cerca de diez reformas laborales que impactaron durísimo el ycálculo de nómina  cómo los equipos de Recursos Humanos tenían que operar”, destacó. 

En ese sentido, la experta indicó que las principales reformas que podremos ver materializadas en 2025 -2026 y por las cuales debemos tener mucho cuidado al calcular la nómina son: 

• Reducción de la jornada laboral, los equipos de RRHH deberán estar muy atentos a qué les es más conveniente económicamente, si permitir el pago de horas extra que con la reforma se encarecerán o contratar más personal aunque esto impacte en el sueldo que recibirán los colaboradores más antiguos
• Aumento de 15 a 30 días de aguinaldo, si bien esta medida beneficia al bolsillo de los empleados, lo cierto es que habrá que ser muy estratégico para que este incremento, no genere un impacto negativo en la organización 
• Aumento de días de permiso de paternidad, aunque se trata de un cambio que promueve la igualdad de género, es probable que el hecho de tener que pagar directamente el salario de un trabajador que no estará en funciones por varios días sea visto como algo poco atractivo para las empresas, pero que definitivamente deberán ser muy transparentes sobre cómo se calculara su salario en este periodo y sus demás compensaciones. 

Si bien Dadoo, reconoció que estos cambios pueden estarse aprobando sin pensar necesariamente en un equilibrio para mantener al mercado laboral estable y garantizar más y mejores derechos a los trabajadores, destacó que ante el nuevo panorama las empresas deben estar preparadas. 

Por lo anterior, destacó algunas acciones que podrían hacer esta transformación más llevadera: 

• Dejar de hacer la nómina de manera manual, la gestión mediante hojas de excel son más propensas a omisiones y errores, por lo cual, contar con herramientas digitales ya no es una ventaja sino un indispensable
• Estudiar constantemente las leyes en la materia y los cambios publicados por la autoridad, a pesar de que los sistemas digitales de gestión de nómina suelen actualizarse ante los cambios, los ejecutivos de RRHH deben tener conocimiento de lo que pasa en esta materia para generar estrategias que fomenten el compliance laboral
• Invertir en el bienestar de los colaboradores, es una realidad que a pesar de las nuevas normas, los trabajadores no se encuentran bien ni física ni mentalmente lo que puede derivar en cuestiones legales como riesgos de trabajo, incapacidades y demás, por lo que en el futuro habrá que pensar en el bienestar como una necesidad básica 

¿Cómo los datos ayudan a una gestión de recursos humanos basada en cumplimiento? 

El consejo con mayor peso que nos compartió en entrevista la CEO de Worky fue que para evitar el incumplimiento, el malestar del equipo de trabajo y fomentar una verdadera productividad debemos estar en constante análisis de los datos que llegan y se producen en la organización. 

“De estos cambios legislativos tu tienes que ver la data para saber esto me afecta o esto no me afecta y cómo me aseguro del cumplimiento regulatorio“. 

Por ejemplo, en el caso de Worky, la plataforma se consolidó con el propósito de leer constantemente los datos que arroja el comportamiento de los trabajores, desde el reloj checador y con ello automatizar los cambios en la nómina y por último actualizarse constantemente en las modificaciones normativas.